Để triển khai “Phòng họp không giấy tờ - VNPT eCabinet”, đại diện VNPT cho biết trước mỗi phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp nghiên cứu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Thông qua tài khoản đăng nhập và sơ đồ bố trí phòng họp,Chủ trì cuộc họp sẽ thấy được vị trí chỗ ngồi và tình trạng tham dự của từng đại biểu, hệ thống cũng tự động thống kê không mất thời gian điểm danh như phòng họp truyền thống.

Đại diện đơn vị VNPT giới thiệu các tính năng của mô hình “Phòng họp không giấy tờ”

Đại biểu dự họp được cung cấp nhiều tính năng tiện ích trên phần mềm, như: ghi chú trực tiếp trên tài liệu điện tử; đánh dấu (highlight) các vấn đề trên tài liệu; ghi ý kiến của mình lên tài liệu điện tử. Đặc biệt là các Đại biểu có thể tự thảo luận với nhau về những vấn đề quan tâm theo từng nhóm nhỏ tùy ý.

Các thành viên đang dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp, người chủ trì có thể lấy ý kiến từ xa, hoặc tổ chức họp trực tuyến với các đơn vị, cá nhân không đến phòng họp được.

Ngoài ra, hệ thống còn có tính năng đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại qua các cuộc họp, người chủ trì có thể phát hiện ra những người không bao giờ phát biểu. Với tính năng lấy ý kiến và biểu quyết, trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên sẽ trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết).

Sau khi họp xong, các kết quả biểu quyết, ý kiến, chỉ đạo, kết luận sẽ được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị, cá nhân liên quan.

Chủ trì cuôc họp triển khai thí điểm “Phòng họp không giấy tờ”, ông Đặng Quốc Vinh - Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh yêu cầu: mô hình “Phòng họp không giấy” là giải pháp thiết thực, hữu hiệu phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo tỉnh cũng như các sở, ban, ngành, huyện, thị trên địa bàn tỉnh; rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp theo lộ trình từ “ít giấy” tiến tới “không giấy”.

Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh Đặng Quốc Vinh kết luận cuộc họp

Để triển khai mô hình nói trên đạt hiệu quả, Phó chủ tịch thường trực UBND tỉnh Đặng Quốc Vinh đề nghị các sở, ban , ngành, huyện, thị xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện mô hình “Phòng họp không giấy tờ” ở đơn vị mình ngay trong tháng 9. Giao Văn phòng đoàn ĐBQH-HĐND-UBND phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu các văn bản để triển khai thực hiện nhiệm vụ “Phòng họp không giấy tờ” áp dụng trên địa bàn tỉnh.      

Việc triển khai mô hình “Phòng họp không giấy tờ” góp phần quan trọng trong việc hiện đại hoá nền hành chính, xây dựng chính quyền điện tử và là khâu quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính của tỉnh Hà Tĩnh nói riêng và cả nước nói chung./.

Dương Hoài Anh